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安田が使っている、ToDo管理のためのツール5選

フラスコ代表、安田です。私は時間術に関してはかなり突き詰めている方だと思います。ToDo(タスク)を管理するために使っているデジタル・アナログのツールを5つ、具体的な使い方を含めて紹介します。

手書きノート

まずは、やるべきことややろうと思うことを全て、ノートに書き出します。これが基本中の基本。やるべきことを書き出さないで仕事をしている人がいるらしいですが、信じられません。やることが多いときほど集中力を高めたく、それを覚えていることに脳を少しでも使うのがもったいないので、とにかく書くことは出発点です。

年に何回かの大合宿では向こう1年間のToDoを、毎月の一人合宿では向こう数ヶ月程度のToDoを、毎週の一人合宿では向こう1ヶ月程度のToDoを書き出して、期限を確認していきます。遠くのものはプロジェクト単位で大雑把に、近づいてきたものは30分単位のToDoに詳細にしていきます。

全てを把握しているつもりでも、書いているうちに「あ、あれもやらなきゃ」「これはそろそろ準備をしないと」と見えてくることがあるので、とても有意義な時間です。

Notion

ノートに書いたToDoは、パソコンでNotionというアプリに移して管理しています。NotionのToDo管理表にはデータベースとList・フィルターといった機能を使って、期限を入れておくとその〆切が近い順に並び替えられ、チェックを入れると見えなくなるという仕組みを作り込んであります。これで、ずっと先のToDoも一覧できます。

私はデスクワークが多いのでパソコンだけでも大丈夫ですが、スマホからも参照・修正はできますし、思いついたことはFast Notionというアプリを使って電車の中からでもNotionに転送できます。とりあえずNotion内の「メモ」に入れておいて、落ち着いたときに整理する感じです。

これが私にとっての「ToDoマスター」です。すぐに実行しない全てのToDoはいったん、ここに入ります。そして実行するToDoは以下の3つ、Googleカレンダー、Spark、フセンのいずれかに入り、終わらなければまたNotionに戻ってきます。この仕組みがあるので、ToDoを忘れていたということはほぼ起こりません。

Googleカレンダー

ToDoをスケジュール化する、つまりいつやるかを決めたらGoogleカレンダーに移行します。ちなみに私はスマホではRefillsというアプリを使っていますが、いろんなアプリと連動する大元になっているのはGoogleカレンダーです。Googleさまさま。特にHubspotと連動してアポ調整が自動化できるのはとてもありがたいです。

例えば、2月中に税金を支払わないといけないのであればそれは2月末が〆切のToDoとしてNotionに入っているのですが、実際に明日の午前中に税務署に行くと決めたらそれはカレンダーに入れて、ToDo自体はもう完了させて、来年の2月末にまた同じToDoを入れておくのです。もし何かが起こって行けなかったらスケジュールを再設定するか、ToDoの方を元に戻します。

なお、紙の手帳は使っていません。スケジュール管理に関してはデジタルが圧倒的に優位にあるので、わざわざ紙を使う必要はないでしょう。スマホはいつでも持っていますし、「繰り返し予定」が入れられるのもデジタルの良いところです。「金曜の夜は毎週イベント」「月曜は未来永劫ブロック」とかが簡単にできてしまうのです。

Spark

Sparkというのはスマホのメールアプリです。標準のメーラーでも良いのですが、Sparkはメールのアーカイブなどの操作が快適なので好んで使っています。何か資料を送って先方の確認待ち、といったToDoはいちいちNotionに戻さず、Sparkの受信トレイにメールを残しておくことで未処理状態を認識します。

回答を必要とする依頼や問い合わせが来た場合も同様で、そのメールをそのまま残します。これがメッセンジャーやLINEだと既読にして忘れてしまうこともあるので、「誰々にメッセージを返す」というタスクなりスケジュールを作成することもあります。その意味で、忘れてはいけない重要なやり取りはメールでするのが安心です。

まあメールでもメッセンジャーでも、「ボールを持たない」ことは基本です。相手にボールを返していて、それで向こうが反応しない場合には知らんがな、というものはToDoとして認識しません。気になったら1週間くらい先に「◯◯の件を確認」というToDoを入れることもありますが。

フセン

そして最後は、フセンです。帰宅する前に、NotionのToDoリストの中から次の日にやることをいくつか、フセンに書き出しておきます。このタイミングでNotionの方は完了にしてしまいます。その日にやれなかったらその次の日に持ち越すか、Notionに戻します。もちろん、やらなくて良いと思えばそのToDo自体を消します。

Notionがあることで「〆切があるのを忘れていた」ということはほぼ起こらないので、フセンに書いてあることを実行することに集中すれば良いだけです。終わったら二重線で消していく。とてもシンプル。日中にToDoが増えた場合は、その日にやるならフセンに、後日対応ならNotionに入れていく。

安田のToDo管理はこんな感じです。長年いろんな方法を試してきましたが、ほぼこれで不満がない形になりました。気持ちの余裕を持って日々、過ごせています。まあ、それはそもそもやることやらないことをかなりの部分、自分でコントロールできるようになったことが大きい気もしますが。何か参考になったら嬉しいです!

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